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一般廣州大型會議會務活動策劃，會議會務統(tǒng)籌管理主要分5部分：會前準備（場地預定、策劃方案、物料統(tǒng)籌、人員分工等）、會議開始、會議進行，會議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。會議會務統(tǒng)籌管理是核心，活動執(zhí)行管理是目標。因此，要想成功舉辦一場大型的會議活動，前期的會議會務策劃是關(guān)鍵。所謂會議會務策劃，它是一種資源的整合與配置過程，都是在控制會議風險的基礎(chǔ)上，使會議效果最佳。要想會議開得好，風險控制早做到。大凡一場會議活動最可能出現(xiàn)的失誤，在不同的會議階段有不同的表現(xiàn)，一般會議會務活動都具備以下特點：
1、必須有鮮明的目的性。
不是一般的目的，而應該是圍繞整個組織機構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標而確立的目的。假如一個機構(gòu)的公關(guān)目標跟社會需求發(fā)生矛盾時，你作為該機構(gòu)的公關(guān)顧問，應該怎樣處理這個問題？一個組織的形象只有永遠與社會協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會環(huán)境中樹立起良好的組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時占領(lǐng)了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個市場的。國內(nèi)過去有這樣一個案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場里走來走去，這絕對不符合公關(guān)的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對樹立企業(yè)的良好形象絕沒有好處。因此，活動的目的性應該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個企業(yè)的立場上。
2、嚴密的操作性。
在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次，策劃大型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補了。舉辦大型活動而導致釀成傷亡事故是不少的，丹麥在 2000 年舉辦了一個音樂會，就變成了一個8人死亡、 20 多人受傷的慘案。所以，大型活動的策劃與實施的周密性，絕對不能掉以輕心。
3、廣泛的社會傳播性。
公關(guān)的大型活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，我們還應該注意到活動本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是我們在策劃大型活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。
4、高投資性。
一個大型公關(guān)活動要投入的資金和費用往往都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。我們可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是最基本的特點。如果不是特別的需要，一般不要動輒使用大型活動的手段。
5、合理的流程安排（參考）
（1）盤點清查各種物品的準備情況。
（2）確定能夠到會的嘉賓，并建立與會代表數(shù)據(jù)庫、打印表格。
（3）相關(guān)人員帶齊各種物品從組委會出發(fā)。
?。?）到達會場，開始會場外的布置。
（5）開始會場內(nèi)的布置，調(diào)試各種設備及網(wǎng)絡。
（6）會場布置完成，相關(guān)人員待命。
（7）與會代表開始在會場門口聚集，等待入場。
（8）開始入場，禮儀、檢票、護衛(wèi)、主持、與會代表、專家、領(lǐng)導等就位。
（9）播放視頻
（10）幕后音
（11）開場白
（12）領(lǐng)導入場、致辭（音樂）
（13）專家演講
（14）結(jié)束語
（15）歡送嘉賓出場
（16）會場清理
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