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俗話說，公關(guān)活動“創(chuàng)意也許可以是三流的但執(zhí)行必須是一流的”。這說明一個公關(guān)活動的成敗關(guān)鍵取決其在整個項目操作中的各項細節(jié)的管理把控，細節(jié)決定一切。細節(jié)的把控體現(xiàn)在哪些方面呢?讓我們從以下三個方面分析。
一、活動項目前期溝通
任何一個活動項目前期溝通很重要，這就是說根據(jù)活動要求，把活動中的每一個信息點和相關(guān)的要求準確無誤地傳遞給相關(guān)供應商。
那么，一個活動項目都需要溝通些什么呢?一般來說，活動項目前期分為禮儀管理溝通、攝影攝像管理溝通、主持人管理溝通、搭建/AV管理溝通、VIP管理溝通、演藝管理溝通、餐飲管理溝通、安保管理溝通、禮品管理溝通等等。
上述這些細項中需要我們與供應商溝通哪些內(nèi)容呢? 如，禮儀管理的溝通，我們前期需要告知供應商篩選符合活動要求的禮儀(根據(jù)客戶要求從年齡、經(jīng)驗、身高、身材、面容、皮膚、口齒這幾方面進行挑選)、提供符合活動調(diào)性的服飾、告知活動流程、細節(jié)內(nèi)容、化妝、站姿等培訓。
再比如主持人管理溝通，需要提前告知主持人活動的相關(guān)細節(jié)，其中包括活動背景、活動人數(shù)、活動嘉賓構(gòu)成、活動環(huán)節(jié)、活動地點、活動時間、服裝要求等。
通過上述項目中兩個細項的溝通舉例，不難看出在活動中每項管理溝通都要將具體的要求及細節(jié)告知給供應商，只有這樣才能保證一個活動的順利進行。
二、執(zhí)行文案的撰寫
所謂執(zhí)行文案，就是活動中需要的執(zhí)行手冊，它是一個活動溝通順利進行的有力保證，將活動項目所涉及各個崗位的職責及時間安排都撰寫在執(zhí)行手冊中，有助于后期參加項目的人員能夠快速了解項目，明確分工，并了解自己的崗位要求。
執(zhí)行手冊一般包含活動基本信息、整體活動流程安排、職責分工、AV流程控制表、物料清單、攝影攝像管理、禮儀管理等，在根據(jù)活動流程及安排將活動時間、工作內(nèi)容、工作要求填寫到活動列表每個崗位職責中去，如下圖是一個攝影的流程管理安排表，它能夠讓我們清晰地看到攝影的時間安排、工作地點、拍攝內(nèi)容及相關(guān)要求。
我們以往做執(zhí)行手冊過程中出現(xiàn)了一個誤區(qū)，從常規(guī)執(zhí)行手冊目錄上分析就是一個“已確認信息的匯總資料”，實際上對現(xiàn)場并沒有真正起到執(zhí)行管理的作用。因此我們提出了一個方法，也可以算是一套標準。
那么執(zhí)行手冊究竟如何撰寫?我們認為，除了應有的確認信息外，還需要將現(xiàn)場的分工內(nèi)容以文字資料進行詳細描述。這里給出一個活動執(zhí)行五要素方法論：時間、地點、做什么、怎么做、備注。如攝影攝像管理表中的內(nèi)容一樣，禮儀管理、搭建管理、演藝管理、主持人管理等，都可以將現(xiàn)場的執(zhí)行內(nèi)容提前以文字內(nèi)容寫出來，這樣做的好處有幾點：
保證執(zhí)行效果、降低風險。在活動中各崗位按照活動執(zhí)行手冊中的內(nèi)容進行培訓,可以確保每項工作實施內(nèi)容準確無誤，保障活動的順利進行，降低活動各環(huán)節(jié)出錯率。
適合新人培訓。新人可以按照活動執(zhí)行手冊中一個崗位職責規(guī)定直接進行操作，可降低對新人進行項目培訓的溝通成本。
體現(xiàn)專業(yè)度，讓客戶對我們在執(zhí)行層面的經(jīng)驗更加放心。
三、現(xiàn)場的執(zhí)行管理
由于活動現(xiàn)場的管理事務繁雜，如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動順利進行，這就要求活動的管理者在事前項目溝通以及執(zhí)行文案的撰寫上準備充分，即要將項目所有的細節(jié)及要求與各類供應商談清，還有要把崗位分清楚以及各崗職責及要求寫細，最后在現(xiàn)場由活動管理者統(tǒng)一管理各方面負責人，協(xié)調(diào)和控制整個現(xiàn)場工作。
一般在活動的現(xiàn)場活動管理人員主要工作是：監(jiān)督和控制各種崗位人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響視頻是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領導嘉賓準備的水、胸花等是否齊備，演職人員及主持人是否到齊，媒體記者是否已安排妥當?shù)?負責各崗位之間的信息溝通及確認。
參與活動的各個方面都需要互相配合，各崗位人員應當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求，負責解決各崗位提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題，及時了解各崗位工作進展情況等。
可以看出現(xiàn)場的執(zhí)行管理階段是體現(xiàn)一場活動成功與否的重要階段，所以活動中的管理者在各個事項上需要做到的事無巨細，這樣才能保證活動順利進行，并取得良好的效果。
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